Datenschutzerklärung — Chronika

Kurzfassung: Chronika verarbeitet Aufnahmen, Diktate und Transkripte standardmäßig ausschließlich auf deinem Gerät, in einer verschlüsselten lokalen Datenbank. Inhalte deiner Gespräche verlassen das Gerät nur auf Wegen, die du selbst einrichtest oder auslöst: wenn du einen Anbieter für die Auswertung einrichtest und für einen Ablage-Knoten freigibst und wenn du ein Backup oder einen Export an einen von dir gewählten Ort speicherst. Für den einmaligen Download des Spracherkennungsmodells, für den Einmalkauf über Google Play und gelegentlich für das Bewertungsfenster von Google Play nutzt die App außerdem das Internet — ohne dass dabei Inhalte deiner Gespräche gesendet werden.

1. Verantwortlicher

Werkvia
Simon Reichl
Dr.-Martin-Luther-Straße 22
92237 Sulzbach-Rosenberg, Deutschland
E-Mail: support@werkvia.net

2. Grundsatz

Chronika macht aus einer Aufnahme oder einem Diktat ein durchsuchbares Transkript. Die Spracherkennung läuft immer direkt auf dem Gerät (Bibliothek sherpa-onnx mit einem Whisper-Modell im ONNX-Format); Audio wird dafür nie an einen Server gesendet. Ein Protokoll mit Zusammenfassung, Kernpunkten und Aufgaben entsteht nur, wenn du es anforderst und einen Anbieter eingerichtet hast — einen eigenen Server im lokalen Netz oder einen Cloud-Dienst, für den du deinen eigenen API-Schlüssel einträgst. Solche Anbieter sind nicht voreingestellt; bei einem Cloud-Dienst gibst du außerdem jeden Ablage-Knoten einmal frei (Abschnitt 7). Die App enthält keine Werbung, kein Tracking und keine Analysebibliothek.

3. Welche Daten entstehen

Beim Nutzen der App entstehen:

• Audiomitschnitte und Diktate, die du selbst aufnimmst
• Transkripte und, wenn du sie anforderst, Zusammenfassungen, Kernpunkte, Entscheidungen und Aufgaben, die ein von dir eingerichteter Anbieter aus dem Transkript erzeugt
• die von dir angelegte Ablagestruktur (Knoten mit Namen, Notizen und Vertraulichkeitsstufen), Notizen und Merkstellen zu einzelnen Gesprächen
• die von dir angelegten Personen (Name, Organisation, Abteilung, Rolle, Notiz) und ihre Zuordnung zu Gesprächen
• dein Vokabular (Begriffe, die nach der Erkennung ersetzt werden), deine Vorlagen für die Auswertung und dein Suchverlauf
• bei jedem Mitschnitt eines Gesprächs mit anderen Personen: eine Einwilligungsbestätigung mit Zeitstempel und der von dir eingetragenen Teilnehmerliste (siehe Abschnitt 5)
• Einstellungen, darunter die Adressen deiner Anbieter, und die Zugangsschlüssel, die du für sie einträgst
• der Kaufstatus des Einmalkaufs „Premium“, den Google Play liefert und die App lokal zwischenspeichert

Ob und welche Klarnamen in Aufnahmen, Transkripten, Personen oder der Teilnehmerliste vorkommen, entscheidest ausschließlich du bei der Bedienung der App.

4. Wo sie liegen

Alle Inhalte liegen lokal auf deinem Gerät, in einer mit SQLCipher verschlüsselten Datenbank; Audiodateien liegen im app-eigenen, durch das Betriebssystem geschützten Speicherbereich. Zugangsschlüssel für Anbieter und die Passphrase für automatische Backups legt die App im verschlüsselten Speicher des Geräts ab; sie sind nicht Teil von Exporten oder Backups. Eine optionale App-Sperre (Biometrie oder Gerätesperre) kann den App-Zugriff zusätzlich absichern. Es gibt keinen eigenen Server von uns und keine Synchronisierung durch uns. Das automatische Systembackup von Android ist für die App abgeschaltet, damit keine Systemsicherung Datenbank oder Audiodateien unbemerkt in eine Cloud hochlädt.

Backups, die du selbst auslöst oder einschaltest. Mit „Vollbackup jetzt“ schreibt die App ein Archiv deines gesamten Bestands (Gespräche mit Transkripten, Protokollen und Audio, Knoten, Personen, Vokabular und Vorlagen, ohne Zugangsschlüssel) an einen Ort, den du in der Dateiauswahl deines Geräts selbst wählst. Das automatische Backup tut dasselbe regelmäßig in einen Ordner, den du ausgewählt hast, und löscht dort nur ältere Backup-Dateien von Chronika, keine anderen Dateien. Beides kannst du mit einer Passphrase verschlüsseln; ohne Passphrase ist das Archiv unverschlüsselt. Liegt der gewählte Ort bei einem Cloud-Speicher, gelten dessen Datenschutzbedingungen.

5. Aufnahme fremder Gespräche — § 201 StGB

Das Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung aller Beteiligten ist in Deutschland strafbar (§ 201 StGB). Chronika erzwingt deshalb vor jedem Mitschnitt eines laufenden Gesprächs einen blockierenden Einwilligungsdialog, der sich nicht abschalten oder dauerhaft unterdrücken lässt; die Bestätigung wird mit Zeitstempel und Teilnehmerliste beim Gespräch gespeichert. Ein Mitschnitt startet nur, wenn die App ihre Benachrichtigung anzeigen darf; während der Aufnahme zeigt sie eine Benachrichtigung an. Je nach Android-Version lässt sich diese wegwischen, die Aufnahme läuft dann weiter; ab Android 12 zeigt das System zusätzlich einen Mikrofon-Hinweis in der Statusleiste. Für das Diktieren eigener Notizen nach einem Termin gilt diese Pflicht nicht, da dabei keine dritte Person mitgeschnitten wird. Die rechtliche Verantwortung für die Einholung der Einwilligung bei anderen Personen liegt bei dir als Nutzer der App.

6. Berechtigungen und wofür

• Mikrofon (RECORD_AUDIO): für Aufnahme und Diktat — die Kernfunktion der App.
• Vordergrunddienst / Vordergrunddienst-Mikrofon (FOREGROUND_SERVICE, FOREGROUND_SERVICE_MICROPHONE): hält die Aufnahme mit sichtbarer Benachrichtigung am Laufen, auch wenn du die App verlässt.
• Vordergrunddienst-Datenabgleich (FOREGROUND_SERVICE_DATA_SYNC): für die Hintergrundverarbeitung (Transkription), damit sie nicht abbricht, wenn du das Gerät bedienst.
• Benachrichtigungen (POST_NOTIFICATIONS): zeigt Aufnahme- und Verarbeitungsstatus an.
• Wach halten (WAKE_LOCK): verhindert, dass eine laufende Aufnahme abbricht, wenn der Bildschirm ausgeht.
• Internet (INTERNET): für den einmaligen Modell-Download, für einen von dir selbst eingerichteten Anbieter (siehe Abschnitt 7), für den Kaufvorgang über Google Play und, gelegentlich, das Bewertungsfenster von Google Play (siehe Abschnitt 11).
• Biometrie (USE_BIOMETRIC, USE_FINGERPRINT): für die optionale App-Sperre.
• Netzwerkstatus (ACCESS_NETWORK_STATE) und Start abwarten (RECEIVE_BOOT_COMPLETED): bringt die Bibliothek für Hintergrundaufgaben (WorkManager) mit; damit laufen geplante Aufgaben, etwa das automatische Backup oder die Verarbeitung liegen gebliebener Gespräche, auch nach einem Neustart des Geräts weiter.
• Zahlung über Google Play: Die Google-Play-Abrechnungsbibliothek bringt die Berechtigung dafür selbst mit, ausschließlich für den Einmalkauf „Premium“.

7. Wann Inhalte das Gerät verlassen

Standardmäßig verlässt nichts das Gerät. Ausnahmen, jeweils nur nach deiner ausdrücklichen Aktion oder Einrichtung:

• Modell-Download: Beim ersten Einrichten lädt die App ein Spracherkennungsmodell (rund 1 GB) von Hugging Face (huggingface.co) herunter. Es werden keine Inhalte gesendet; technisch bedingt erhält der Server deine IP-Adresse und die Angaben zur Anfrage (angeforderte Datei, Zeitpunkt).
• Auswertung über einen Anbieter: Richtest du einen Anbieter ein (einen eigenen Server im lokalen Netz, etwa Ollama, oder einen Cloud-Dienst mit deinem eigenen API-Schlüssel, etwa Anthropic oder einen OpenAI-kompatiblen Dienst), wird bei „Auswerten“ der Transkripttext des Gesprächs zusammen mit der gewählten Vorlage an diesen Anbieter gesendet — nie die Aufnahme. Bei einem Cloud-Dienst zeigt die App vor dem ersten Versand einen eigenen Bestätigungsdialog mit dem Knotenpfad und dem Anbieter; die Freigabe gilt danach dauerhaft für diesen Knoten und diesen Anbieter. Bei einem Server im eigenen Netz gibt es diesen Dialog nicht; dort genügt, dass der Knoten nicht als „nur lokal“ markiert ist. Knoten, die als „nur lokal“ markiert sind, können technisch keinen Anbieter verwenden — das ist in der App erzwungen, nicht nur eine Einstellung. Der „Offline-Riegel“ unterbindet außerdem alle Anbieter-Zugriffe. Die Auswertung geschieht nie von selbst, sondern nur auf deinen Wunsch.
  
  Wohin der Text geht und wie: Der Text geht nur an die Adresse, die du für den Anbieter eingetragen hast. Ein Anbieter vom Typ „eigenes Netz“ (Ollama, OpenAI-kompatibler Server) nimmt nur Adressen im eigenen Netz an — private Adressen wie 192.168.x.x oder 10.x.x.x, localhost, Namen auf .local, .lan oder .home.arpa und Namen ohne Punkt —, mit http:// ebenso wie mit https://. Eine Adresse im Internet lehnt die App dort beim Speichern und beim Senden ab; für einen Server im Internet richtest du einen Cloud-Anbieter ein, bei dem der Bestätigungsdialog erscheint. Zu einer Adresse außerhalb des eigenen Netzes, also zu jedem Cloud-Dienst, geht die Verbindung nur verschlüsselt (https://); jede andere http://-Adresse lehnt die App ab. Nur zu einer Adresse im eigenen Netz darf die Verbindung unverschlüsselt sein. Liegt der Server in deinem eigenen Netz, verlässt der Text dieses Netz nicht. Die App prüft dafür die eingetragene Adresse, nicht das Netz, in dem das Gerät gerade verbunden ist: In einem fremden Netz (Hotspot, fremdes WLAN) kann ein Name wie ollama oder eine Adresse wie 192.168.178.20 auf ein anderes Gerät zeigen, und die Anfrage ginge dorthin. Verwende einen Anbieter im eigenen Netz deshalb nur in einem Netz, dem du vertraust. Ein für den Anbieter eingetragener Schlüssel wird mit der Anfrage gesendet, bei http:// also unverschlüsselt.
• Schlüssel holen: In den Einstellungen kannst du die Konsole eines Anbieters im Browser öffnen, um einen API-Schlüssel zu erzeugen. Kehrst du danach zu Chronika zurück, prüft die App, ob die Zwischenablage einen Schlüssel im passenden Format enthält, und bietet an, ihn zu übernehmen. Ohne dein Tippen auf „Schlüssel holen“ liest die App die Zwischenablage nicht.
• Export und Backup: Wenn du ein Gespräch als Markdown oder PDF, die Personenliste als CSV oder ein Backup speicherst, schreibt die App die Datei an den Ort, den du in der Dateiauswahl deines Geräts wählst. Die App bietet keinen Teilen-Dialog an und sendet nichts selbst weiter; wohin die Datei gelangt, entscheidest ausschließlich du. Für das automatische Backup gilt dasselbe für den von dir einmal gewählten Ordner (Abschnitt 4).
• Einmalkauf: Beim Kauf von „Premium“ verarbeitet Google Play die Zahlung; die App erhält von Google Play ausschließlich den Kaufstatus, keine Zahlungsdaten.

Ohne eine dieser Aktionen bleiben Aufnahmen, Transkripte und Protokollinhalte ausschließlich auf deinem Gerät.

8. Keine Weitergabe an Dritte ohne deine Einrichtung

Es gibt keine eingebundenen Werbe-, Analyse- oder Trackingbibliotheken (z. B. Google Analytics, Firebase, Crashlytics, AdMob). Die einzigen Stellen, an die Inhalte gehen können, sind die in Abschnitt 7 genannten, von dir selbst eingerichteten oder ausgelösten Wege. Eine andere Übertragung von Inhalten findet nicht statt.

9. Löschung

Gelöschte Gespräche landen zunächst 30 Tage in einem Papierkorb; danach werden sie samt Audiodateien endgültig entfernt. Archivierte Knoten bleiben, bis du sie selbst löschst. Über die Deinstallation der App werden sofort alle lokal gespeicherten Daten entfernt — da das Systembackup für die App abgeschaltet ist, bleibt dabei nichts in einer Gerätesicherung zurück. Backups und Exporte, die du an einem anderen Ort gespeichert hast, bleiben dort bestehen und musst du selbst löschen.

10. Rechte nach DSGVO

Für Inhalte, die ausschließlich lokal auf deinem Gerät verarbeitet werden (der Regelfall), erheben oder empfangen wir keine personenbezogenen Daten und können daher keine Auskunft, Berichtigung oder Löschung zu Daten erteilen, die uns nicht vorliegen. Richtest du einen Anbieter ein, gilt für die dort verarbeiteten Inhalte zusätzlich die Datenschutzerklärung des jeweils von dir gewählten Anbieters; dasselbe gilt für Hugging Face beim Modell-Download. Dir steht unabhängig davon das Recht zu, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

11. Bewertungsanfrage und weitere Apps von Werkvia

Bewertungsanfrage. Nach einem erfolgreichen Arbeitsschritt (zum Beispiel dem ersten gespeicherten Gespräch) kann die App höchstens alle 120 Tage das Bewertungsfenster von Google Play einblenden. Dafür nutzt sie die Google-Play-Schnittstelle „In-App-Bewertungen“ (Bibliothek com.google.android.play:review). Die App selbst überträgt dabei keine Inhalte und keine Kennungen; ob das Fenster erscheint, entscheidet Google Play. Gibst du eine Bewertung ab, verarbeitet Google sie nach der Datenschutzerklärung von Google. Auf dem Gerät speichert die App nur, wann sie zuletzt gefragt hat.

Weitere Apps von Werkvia. In den Einstellungen listet die App unsere anderen Apps mit Links zu Google Play auf. Erst wenn du einen Link antippst, öffnet sich Google Play. Dabei werden keine Daten an uns übermittelt, und es sind keine Werbenetzwerke eingebunden.

12. Änderungen

Bei künftigen Funktionsänderungen der App passen wir diese Erklärung an. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.

13. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: support@werkvia.net

Stand: 28.10.2026

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